Dernek Genel Kurullarının Elektronik Ortamda Yapılması

[Av. Ahmet Faruk Ümüt]

Dernek Genel Kurullarının Elektronik Ortamda Yapılması

5253 sayılı Dernekler Kanunu'nun Ek 2'nci maddesi ve Dernekler Yönetmeliğinin 15/A maddesinde yer alan hükümler uyarınca derneklerin elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kurulu toplantısı yapabilmesine imkân tanınmıştır.

5253 sayılı Dernekler Kanunu Ek Madde 2'ye göre:

Bu Kanun ve 22/11/2001 tarihli ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre derneklerle ilgili her türlü kayıt ile iş ve işlem elektronik ortamda da yapılabilir. Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar İçişleri Bakanlığınca çıkarılan yönetmelikle belirlenir.

Dernekler Yönetmeliğinin Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Toplantılarının Elektronik Ortamda Yapılmasına ilişkin Madde 15/A'ya göre:

Kanunun ek 2 ncimaddesi uyarınca dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarınıelektronik ortamda da yapabilirler.

"Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler. Söz konusu sistemlere işlenecek veriler, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenir ve muhafaza edilir.

Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilir. Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır.

Kanunda, Türk Medeni Kanununda, bu Yönetmelikte ve derneklerin kendi tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt dernek tarafından muhafaza edilir.

Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar. Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.

Fiziki ortamda gerçekleştirilen toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerlidir."

GENEL KURULLARIN ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILABİLMESİ İÇİN GEREKLİ OLAN YAZILIMDA BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER?

Derneklerin genel kurullarını elektronik ortamda gerçekleştirebilmesi için gerekli olan "Elektronik Genel Kurul Yazılımı";

1. Genel ve yönetim kurulu toplantılarının güvenli bir şekilde fiziki ya da Web üzerinden elektronik ortamda görüntülü bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayacak, kurul sonrasında alınan kararların da Nitelikli e-İmza Sertifikası ile imzalanabilmesine imkan verecek altyapıya ve işlevlere sahip olmalıdır.

2. Yazılımın web arayüzü, responsive bir tasarıma sahip olmalı, en yaygın kullanılan Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari v.b. veya Chromium tabanlı Internet tarayıcılarında tam fonksiyonel çalışabilmelidir.

3. Önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir.

4. Toplantı ses ve görüntülerinin uçtan uca şifrelenerek gizli bir şekilde gerçekleştirilebilmesini sağlamalıdır.

5. Görüntü ve sesler uçtan uca AES 128 veya 256 bitlik şifreleme yöntemlerinden birisi ile şifrelenmelidir.

6. Elektronik Genel Kurul Yazılımı'nın genel kurul için; en az çift faktörlü kimlik doğrulama (MFA),  görüntülü görüşme, divan oluşturma, oylama, söz alma, söz verme, soru sorma,  anket yapma, toplantıdan çıkartma, kurul kararlarının elektronik olarak imzalanması, önerge verme, tutanak oluşturma özelliklerinin bulunması,

7. Üyelerin yazılıma kimlik doğrulama ile giriş yapması ve birden fazla doğrulama yöntemiyle desteklenmelidir. (Kullanıcı adı, şifre ve SMS OTP,  elektronik imza , T.C. kimlik kartı,  yabancı kimlik kartı, parmak izi, yüz tanıma benzeri biyometrik kimlik doğrulama yöntemlerinden en az ikisi olmalıdır.)

Avukat Ahmet Faruk ÜMÜT

Detaylı bilgi ve daha fazlası için; www.umut.av.tr